MailArk
Archivage des e-mails pour les cabinets fiduciaires
Conservez les e-mails de vos clients pendant 10 ans de manière sécurisée, conforme et consultable. La solution suisse conçue pour les fiduciaires.
Essai gratuit de 14 joursPourquoi les administrateurs choisissent MailArk
Tout ce qu'il faut pour archiver en toute conformité, sans complications.
Conformité à l'article 958f du CO
Conservation automatique pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice financier. Documents inaltérables, traçables et conformes aux exigences d'audit.
Conforme à la LPD
Les données des clients sont protégées conformément à la nouvelle loi suisse sur la protection des données. Connexions cryptées SSL/TLS, accès réglementés et séparation complète des données pour chaque compte. Serveur dédié en Europe.
Recherche instantanée
Retrouvez n'importe quel e-mail en quelques secondes grâce à la recherche en texte intégral. Par expéditeur, destinataire, objet, date ou contenu.
Archivage automatique IMAP
Connectez les boîtes mail de votre cabinet et MailArk archive tout automatiquement. Aucune intervention manuelle, aucun e-mail perdu.
Comptes multiples pour les collaborateurs
Gérez les boîtes mail de tous les collaborateurs du cabinet à partir d'un seul tableau de bord. Chaque compte est distinct et sécurisé.
Exportation et sauvegarde
Exportez à tout moment vos e-mails archivés au format standard. Vos données vous appartiennent toujours, sans aucune contrainte.
Pourquoi un fiduciaire doit-il archiver ses e-mails ?
La législation suisse impose des obligations précises en matière de conservation des documents. L'art. 958f du Code des obligations (CO) exige que les livres comptables, les pièces justificatives et la correspondance commerciale soient conservés pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice financier.
Pour un cabinet fiduciaire, les e-mails constituent une partie essentielle de la correspondance commerciale : communications avec les clients, instructions comptables, documents fiscaux, contrats. Les perdre ou ne pas pouvoir les retrouver, c'est s'exposer à des sanctions, à des problèmes lors des audits et à une perte de confiance des clients.
Avec l'entrée en vigueur de la nLPD (nouvelle loi sur la protection des données) à compter du 1er septembre 2023, les fiduciaires doivent également garantir que les données personnelles contenues dans les e-mails sont conservées en toute sécurité, avec des accès réglementés et la possibilité de les supprimer lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
MailArk résout ces deux problèmes : archivage conforme au CO et protection des données selon la nLPD, le tout sur une seule plateforme simple d'utilisation.
MailArk vs méthodes traditionnelles
| Caractéristique | MailArk | Sauvegarde manuelle | Pas d'archivage |
|---|---|---|---|
| Durée de conservation : 10 ans | ✅ Automatique | ⚠️ Si tu penses à le faire | ❌ Non garantie |
| Conformité CO 958f | ✅ Terminé | ⚠️ Résultat partiel | ❌ Aucune |
| Conformité à la LPD | ✅ Intégrée | ❌ Non prévue | ❌ Non prévue |
| Recherche en texte intégral | ✅ Instantané | ❌ Impossible | ❌ Impossible |
| Protection contre la suppression | ✅ Adresses e-mail fixes | ⚠️ Cela dépend de la sauvegarde | ❌ Aucune |
Foire aux questions
MailArk est-il conforme à l'article 958f du CO ?
Oui. MailArk conserve automatiquement tous les e-mails pendant la durée prévue par la loi (10 ans à compter de la fin de l'exercice). Les e-mails archivés sont inaltérables et traçables, conformément aux exigences de conformité.
Comment fonctionne l'archivage automatique ?
Connectez les boîtes mail de votre cabinet via le protocole IMAP. MailArk synchronise et archive automatiquement tous les e-mails, y compris les pièces jointes. Vous n'avez rien à faire manuellement.
Les données de mes clients sont-elles en sécurité ?
Oui. Toutes les connexions sont sécurisées par un cryptage SSL/TLS. Chaque compte est entièrement isolé et son accès est protégé par une authentification sécurisée. Les données sont stockées sur un serveur dédié en Europe (Allemagne), pays reconnu par la Suisse comme respectant les normes de protection des données.
Puis-je archiver les e-mails de plusieurs collaborateurs ?
Oui. Avec les formules Pro et Business, vous pouvez associer les boîtes mail de plusieurs collaborateurs et les gérer toutes depuis un seul panneau de contrôle.
Que se passe-t-il si je résilie mon abonnement ?
Vos données vous appartiennent. Vous pouvez exporter l'intégralité de vos données au format standard avant la fermeture de votre compte. Il n'y a ni contrainte ni pénalité.
Combien de temps faut-il pour configurer MailArk ?
Moins de 5 minutes. Saisissez les informations relatives à vos boîtes mail (serveur IMAP, identifiants) et MailArk commence immédiatement à archiver vos messages. Aucune installation n'est nécessaire.
Choisissez votre forfait
Choisissez la formule adaptée à votre cabinet. Toutes comprennent 14 jours d'essai gratuit.
Gratuit
- 1 compte de messagerie
- 1 000 e-mails archivés
- 500 Mo d'espace de stockage
- Recherche de base
- 90 jours de conservation
- Synchronisation toutes les 60 minutes
Professionnel
- 5 comptes de messagerie
- E-mails illimités
- 10 Go de stockage
- Recherche en texte intégral
- Pièces jointes incluses
- 10 ans de conservation
- Synchronisation toutes les 15 minutes
- Assistance prioritaire par e-mail
Entreprise
- 15 comptes de messagerie
- E-mails illimités
- 100 Go de stockage
- Recherche avancée en texte intégral
- Pièces jointes incluses
- Conservation illimitée
- Synchronisation toutes les 5 minutes
- Assistance prioritaire dédiée
- Exportation complète des données
- Accès à l'API
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