Gemäß Art. 958f OR und nDSG

E-Mail-Archivierung für Steuerberatungskanzleien

Speichern Sie die E-Mails Ihrer Kunden 10 Jahre lang sicher, vorschriftsmäßig und durchsuchbar. Die Schweizer Lösung speziell für Treuhänder.

14 Tage kostenlos testen

Warum entscheiden sich Treuhänder für MailArk?

Alles, was Sie für eine vorschriftsmäßige und unkomplizierte Archivierung benötigen.

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Einhaltung von Art. 958f CO

Automatische Aufbewahrung für 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Unveränderliche, rückverfolgbare und prüfungssichere Dokumente.

🛡️

In Übereinstimmung mit dem nLPD

Kundendaten werden gemäß dem neuen Schweizer Datenschutzgesetz geschützt. SSL/TLS-verschlüsselte Verbindungen, geregelte Zugriffsrechte und vollständige Datentrennung für jedes Konto. Eigener Server in Europa.

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Sofortsuche

Finden Sie jede E-Mail in wenigen Sekunden mit der Volltextsuche. Nach Absender, Empfänger, Betreff, Datum oder Inhalt.

📧

Automatische IMAP-Archivierung

Verbinden Sie die E-Mail-Postfächer Ihrer Kanzlei mit MailArk, und alles wird automatisch archiviert. Kein manueller Aufwand, keine verlorenen E-Mails.

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Mehrere Konten für Mitarbeiter

Verwalten Sie die E-Mail-Postfächer aller Mitarbeiter der Kanzlei über ein einziges Dashboard. Jedes Konto ist separat und geschützt.

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Export und Sicherung

Exportiere archivierte E-Mails jederzeit im Standardformat. Deine Daten bleiben immer dein Eigentum, ohne jegliche Einschränkungen.

Warum muss ein Treuhänder E-Mails archivieren?

Die Schweizer Gesetzgebung schreibt genaue Aufbewahrungspflichten für Unterlagen vor. Art. 958f des Obligationenrechts (OR) verlangt, dass Geschäftsbücher, Belege und Geschäftskorrespondenz ab dem Ende des Geschäftsjahres 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Für eine Treuhandkanzlei stellen E-Mails einen wesentlichen Teil der Geschäftskorrespondenz dar: Kommunikation mit Kunden, Buchhaltungsanweisungen, Steuerunterlagen, Verträge. Sie zu verlieren oder nicht wiederzufinden bedeutet, Sanktionen, Probleme bei der Revision und den Verlust des Kundenvertrauens zu riskieren.

Mit dem Inkrafttreten des nDSG (neues Datenschutzgesetz) am 1. September 2023 müssen Treuhänder zudem sicherstellen, dass die in E-Mails enthaltenen personenbezogenen Daten sicher aufbewahrt werden, mit geregeltem Zugriff und der Möglichkeit zur Löschung, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

MailArk löst beide Probleme: CO-konforme Archivierung und Datenschutz nach dem nLPD, alles in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.

MailArk vs. traditionelle Methoden

Merkmal	MailArk	Manuelles Backup	Keine Archivierung
Haltbarkeit: 10 Jahre	✅ Automatisch	⚠️ Wenn du daran denkst	❌ Nicht garantiert
Konformität CO 958f	✅ Abgeschlossen	⚠️ Zwischenstand	❌ Keine
Einhaltung des nLPD	✅ Integriert	❌ Nicht vorgesehen	❌ Nicht vorgesehen
Volltextsuche	✅ Momentaufnahme	❌ Nicht möglich	❌ Nicht möglich
Löschschutz	✅ Unveränderliche E-Mail-Adressen	⚠️ Das hängt vom Backup ab	❌ Keine

Häufig gestellte Fragen

Entspricht MailArk Art. 958f OR?

Ja. MailArk speichert alle E-Mails automatisch für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer (10 Jahre ab Geschäftsjahresende). Die archivierten E-Mails sind unveränderbar und nachverfolgbar, wie es für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich ist.

Wie funktioniert die automatische Archivierung?

Verbinden Sie die E-Mail-Postfächer Ihrer Kanzlei über das IMAP-Protokoll. MailArk synchronisiert und archiviert alle E-Mails automatisch, einschließlich der Anhänge. Sie müssen nichts manuell tun.

Sind die Daten meiner Kunden sicher?

Ja. Alle Verbindungen sind durch SSL/TLS-Verschlüsselung geschützt. Jedes Konto ist vollständig isoliert, und der Zugriff wird durch eine sichere Authentifizierung geschützt. Die Daten werden auf einem dedizierten Server in Europa (Deutschland) gespeichert, einem Land, das von der Schweiz als den Datenschutzstandards entsprechend anerkannt ist.

Kann ich die E-Mails mehrerer Mitarbeiter archivieren?

Ja. Mit den Pro- und Business-Tarifen kannst du die E-Mail-Postfächer mehrerer Mitarbeiter verknüpfen und alle über ein einziges Control Panel verwalten.

Was passiert, wenn ich das Abonnement kündige?

Deine Daten bleiben dein Eigentum. Du kannst das gesamte Archiv vor der Kündigung deines Kontos in einem Standardformat exportieren. Es gibt keine Einschränkungen oder Strafgebühren.

Wie lange dauert die Einrichtung von MailArk?

In weniger als 5 Minuten. Geben Sie die Daten Ihrer E-Mail-Konten ein (IMAP-Server, Zugangsdaten) und MailArk beginnt sofort mit der Archivierung. Es muss nichts installiert werden.

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Wähle das für dein Studio passende Paket aus. Alle Pakete beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Kostenlos

CHF 0 /mese

1 E-Mail-Konto
1.000 archivierte E-Mails
500 MB Speicherplatz
Einfache Suche
90 Tage Aufbewahrungsfrist
Synchronisierung alle 60 Minuten

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Professionell

CHF 9 /mese

5 E-Mail-Konten
Unbegrenzte E-Mails
10 GB Speicherplatz
Volltextsuche
Anhänge enthalten
10 Jahre Aufbewahrungsfrist
Synchronisierung alle 15 Minuten
Vorrangiger E-Mail-Support

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Wirtschaft

CHF 29 /mese

15 E-Mail-Konten
Unbegrenzte E-Mails
100 GB Speicherplatz
Erweiterte Volltextsuche
Anhänge enthalten
Unbegrenzte Aufbewahrungsfrist
Synchronisierung alle 5 Minuten
Spezieller Vorzugs-Support
Vollständiger Datenexport
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