Archivage des e-mails pour les cabinets d'avocats

Pourquoi les cabinets d'avocats ont besoin d'un système d'archivage des e-mails

Pour un cabinet d'avocats, les e-mails ne sont pas de simples messages : ce sont des preuves, des documents relatifs à des négociations, des communications avec les tribunaux et les clients. La perte d'un seul e-mail peut compromettre toute une affaire. En Suisse, l'obligation de conservation de dix ans prévue par l'art. 958f CO s'applique pleinement à la correspondance des cabinets d'avocats.

En outre, la nouvelle loi sur la protection des données (nLPD) impose des exigences particulièrement strictes aux cabinets d'avocats : les communications contiennent des données personnelles sensibles qui doivent être protégées par des mesures appropriées.

Les risques spécifiques pour les cabinets d'avocats

Perte de preuves judiciaires

Un e-mail supprimé accidentellement ou perdu à la suite d'une panne technique peut signifier la perte d'une preuve fondamentale. Lors d'un procès, l'absence de documentation peut être interprétée à votre détriment. Un archivage professionnel des e-mails garantit que chaque communication est conservée de manière inaltérable et toujours récupérable.

Violation du secret professionnel

Les e-mails des avocats contiennent des informations couvertes par le secret professionnel. Un système d'archivage inadéquat, tel qu'une simple sauvegarde sur disque externe, expose le cabinet au risque d'accès non autorisés. MailArk garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux archives, grâce à des contrôles d'accès rigoureux.

Collaborateurs qui quittent le cabinet

Lorsqu'un avocat ou un collaborateur quitte le cabinet, sa boîte mail est souvent supprimée. Avec un système d'archivage, tous les e-mails relatifs aux dossiers traités restent accessibles au cabinet, garantissant ainsi la continuité dans la gestion des dossiers.

Conformité à la nLPD

À partir du 1er septembre 2023, la nouvelle loi sur la protection des données impose aux cabinets d'avocats de conserver les données personnelles en toute sécurité, de signaler les violations de données et de tenir un registre des activités de traitement. Les sanctions peuvent atteindre 250 000 CHF pour les responsables.

Ce que MailArk offre aux cabinets d'avocats

Archivage automatique et complet

MailArk archive automatiquement tous les e-mails entrants et sortants, pour chaque compte du cabinet. Aucune intervention manuelle n'est nécessaire : chaque message est capturé et conservé avant que quiconque puisse le modifier ou le supprimer.

Recherche instantanée sur plusieurs années de correspondance

Vous devez retrouver un e-mail datant de 5 ans concernant un cas spécifique ? Grâce à la recherche en texte intégral de MailArk, vous trouvez n'importe quel message en quelques secondes. Effectuez une recherche par expéditeur, destinataire, objet, contenu ou date.

Conservation conforme à la loi

Avec le plan Professional, les e-mails sont conservés pendant 10 ans, conformément à l'art. 958f CO. Avec le plan Business, la conservation est illimitée, ce qui est idéal pour les cabinets d'avocats qui traitent des affaires de longue durée.

Accès multi-utilisateurs sécurisé

Chaque avocat du cabinet peut accéder à ses propres archives. Le propriétaire du cabinet a une visibilité complète sur tous les comptes. Les accès sont suivis et enregistrés.

Aucune infrastructure informatique nécessaire

MailArk est une solution 100 % cloud. Il n'est pas nécessaire d'installer de logiciel, d'acheter de serveur ou d'embaucher du personnel informatique. Le cabinet se concentre sur son travail juridique, MailArk s'occupe de l'archivage.

Forfaits recommandés pour les cabinets d'avocats

Pour les cabinets comptant entre 1 et 5 avocats, le forfait Professionnel est le choix idéal. Pour les cabinets plus structurés disposant d'un secrétariat et de stagiaires, le forfait Business offre l'espace et la flexibilité nécessaires.

Comment commencer

L'activation de MailArk pour votre cabinet d'avocats prend moins de 5 minutes :

• Étape 1 : Inscrivez-vous sur MailArk avec le forfait choisi
• Étape 2 : Ajoutez les comptes de messagerie du cabinet (IMAP)
• Étape 3 : MailArk commence immédiatement à archiver tous les e-mails

Vous pouvez commencer avec la formule gratuite pour essayer le service avec 1 compte e-mail, sans carte de crédit et sans engagement.