E-Mail-Archivierung für Anwaltskanzleien

Warum Anwaltskanzleien E-Mail-Archivierung benötigen

Für eine Anwaltskanzlei sind E-Mails nicht einfach nur Nachrichten: Sie sind Beweismittel, Verhandlungsunterlagen, Kommunikation mit Gerichten und Mandanten. Der Verlust einer einzigen E-Mail kann einen ganzen Fall gefährden. In der Schweiz gilt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 958f OR uneingeschränkt für die Korrespondenz von Anwaltskanzleien.

Darüber hinaus stellt das neue Datenschutzgesetz (nLPD) besonders strenge Anforderungen an Anwaltskanzleien: Die Kommunikation enthält sensible personenbezogene Daten, die durch geeignete Massnahmen geschützt werden müssen.

Spezifische Risiken für Anwaltskanzleien

Verlust von Prozessbeweisen

Eine versehentlich gelöschte oder aufgrund eines technischen Defekts verlorene E-Mail kann den Verlust eines wichtigen Beweismittels bedeuten. Im Prozess kann das Fehlen von Unterlagen zu Ungunsten Ihres Mandanten ausgelegt werden. Ein professionelles E-Mail-Archiv gewährleistet, dass jede Kommunikation unveränderlich gespeichert und jederzeit wiederherstellbar ist.

Verletzung des Berufsgeheimnisses

Die E-Mails von Rechtsanwälten enthalten Informationen, die unter das Berufsgeheimnis fallen. Ein unzureichendes Archivierungssystem – wie eine einfache Sicherung auf einer externen Festplatte – setzt die Kanzlei dem Risiko eines unbefugten Zugriffs aus. MailArk gewährleistet durch strenge Zugriffskontrollen, dass nur autorisierte Personen auf das Archiv zugreifen können.

Mitarbeiter, die die Kanzlei verlassen

Wenn ein Anwalt oder Mitarbeiter die Kanzlei verlässt, wird sein Postfach oft gelöscht. Mit einem Archivierungssystem bleiben alle E-Mails zu den bearbeiteten Fällen für die Kanzlei zugänglich, wodurch die Kontinuität in der Aktenverwaltung gewährleistet ist.

Einhaltung des nLPD

Ab dem 1. September 2023 verpflichtet das neue Datenschutzgesetz Anwaltskanzleien dazu, personenbezogene Daten sicher zu speichern, Datenschutzverletzungen zu melden und ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Die Strafen für die Verantwortlichen können bis zu 250'000 CHF betragen.

Was MailArk Anwaltskanzleien bietet

Automatische und vollständige Archivierung

MailArk archiviert automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails für jedes Konto der Kanzlei. Es ist kein manueller Eingriff erforderlich: Jede Nachricht wird erfasst und gespeichert, bevor sie von jemandem geändert oder gelöscht werden kann.

Sofortige Suche in jahrelanger Korrespondenz

Müssen Sie eine E-Mail von vor 5 Jahren zu einem bestimmten Fall finden? Mit der Volltextsuche von MailArk finden Sie jede Nachricht in wenigen Sekunden. Suchen Sie nach Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt oder Datum.

Gesetzeskonforme Aufbewahrung

Mit dem Professional-Tarif werden E-Mails gemäß Art. 958f OR 10 Jahre lang aufbewahrt. Mit dem Business-Tarif ist die Aufbewahrung unbegrenzt – ideal für Anwaltskanzleien, die langwierige Fälle bearbeiten.

Sicherer Mehrbenutzerzugriff

Jeder Anwalt der Kanzlei kann auf sein eigenes Archiv zugreifen. Der Kanzleileiter hat vollständige Einsicht in alle Konten. Die Zugriffe werden verfolgt und protokolliert.

Keine IT-Infrastruktur erforderlich

MailArk ist eine 100 %ige Cloud-Lösung. Sie müssen keine Software installieren, keine Server kaufen und kein IT-Personal einstellen. Die Kanzlei konzentriert sich auf die juristische Arbeit, MailArk kümmert sich um die Archivierung.

Empfohlene Tarife für Anwaltskanzleien

Für Kanzleien mit 1 bis 5 Anwälten ist der Professional-Tarif die ideale Wahl. Für besser strukturierte Kanzleien mit Sekretariat und Praktikanten bietet der Business-Tarif den erforderlichen Speicherplatz und die nötige Flexibilität.

So starten Sie

Die Aktivierung von MailArk für Ihre Anwaltskanzlei dauert weniger als 5 Minuten:

• Schritt 1: Registrieren Sie sich bei MailArk mit dem von Ihnen gewählten Tarif
• Schritt 2: Fügen Sie die E-Mail-Konten der Kanzlei (IMAP) hinzu
• Schritt 3: MailArk beginnt sofort mit der Archivierung aller E-Mails

Sie können mit dem kostenlosen Tarif beginnen, um den Dienst mit einem E-Mail-Konto zu testen, ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung.