Archiviazione Email per Studi Legali

Perché gli studi legali hanno bisogno di archiviazione email

Per uno studio legale, le email non sono semplici messaggi: sono prove, documentazione di trattative, comunicazioni con tribunali e clienti. La perdita di una singola email può compromettere un intero caso. In Svizzera, l'obbligo di conservazione decennale previsto dall'art. 958f CO si applica pienamente alla corrispondenza degli studi legali.

Inoltre, la nuova Legge sulla Protezione dei Dati (nLPD) impone agli studi legali requisiti particolarmente stringenti: le comunicazioni contengono dati personali sensibili che devono essere protetti con misure adeguate.

I rischi specifici per gli studi legali

Perdita di prove processuali

Una email cancellata accidentalmente o persa per un guasto tecnico può significare la perdita di una prova fondamentale. In sede processuale, la mancanza di documentazione può essere interpretata a sfavore del vostro cliente. Un archivio email professionale garantisce che ogni comunicazione sia conservata in modo inalterabile e sempre recuperabile.

Violazione del segreto professionale

Le email degli avvocati contengono informazioni coperte dal segreto professionale. Un sistema di archiviazione inadeguato — come un semplice backup su disco esterno — espone lo studio al rischio di accessi non autorizzati. MailArk garantisce che solo le persone autorizzate possano accedere all'archivio, con controlli di accesso rigorosi.

Collaboratori che lasciano lo studio

Quando un avvocato o un collaboratore lascia lo studio, la sua casella di posta viene spesso eliminata. Con un sistema di archiviazione, tutte le email relative ai casi trattati rimangono accessibili allo studio, garantendo continuità nella gestione dei fascicoli.

Conformità alla nLPD

Dal 1° settembre 2023, la nuova Legge sulla Protezione dei Dati impone agli studi legali di conservare i dati personali in modo sicuro, notificare le violazioni dei dati e tenere un registro delle attività di trattamento. Le sanzioni possono arrivare fino a 250'000 CHF per i responsabili.

Cosa offre MailArk agli studi legali

Archiviazione automatica e completa

MailArk archivia automaticamente tutte le email in entrata e in uscita, per ogni account dello studio. Non serve alcun intervento manuale: ogni messaggio viene catturato e conservato prima che chiunque possa modificarlo o cancellarlo.

Ricerca istantanea su anni di corrispondenza

Dovete ritrovare una email di 5 anni fa relativa a un caso specifico? Con la ricerca full-text di MailArk, trovate qualsiasi messaggio in pochi secondi. Cercate per mittente, destinatario, oggetto, contenuto o data.

Conservazione a norma di legge

Con il piano Professional, le email vengono conservate per 10 anni, in conformità con l'art. 958f CO. Con il piano Business, la conservazione è illimitata — ideale per gli studi legali che gestiscono casi di lunga durata.

Accesso multi-utente sicuro

Ogni avvocato dello studio può accedere al proprio archivio. Il titolare dello studio ha visibilità completa su tutti gli account. Gli accessi sono tracciati e registrati.

Nessuna infrastruttura IT necessaria

MailArk è una soluzione 100% cloud. Non serve installare software, acquistare server o assumere personale IT. Lo studio si concentra sul lavoro legale, MailArk si occupa dell'archiviazione.

Piani consigliati per studi legali

Per studi con 1-5 avvocati, il piano Professional è la scelta ideale. Per studi più strutturati con segreteria e praticanti, il piano Business offre lo spazio e la flessibilità necessari.

Come iniziare

Attivare MailArk per il vostro studio legale richiede meno di 5 minuti:

• Passo 1: Registratevi su MailArk con il piano scelto
• Passo 2: Aggiungete gli account email dello studio (IMAP)
• Passo 3: MailArk inizia immediatamente ad archiviare tutte le email

Potete iniziare con il piano gratuito per provare il servizio con 1 account email, senza carta di credito e senza impegno.